Список документів затверджено «Положенням про спеціалізовану вчену раду» від 14.09.2011 № 1059 (зі змінами)

Перелік документів, які подає до спеціалізованої вченої ради здобувач наукового ступеня:

1. Заява на ім'я голови спеціалізованої вченої ради з проханням прийняти дисертацію до розгляду, в якій необхідно зазначити, чи вперше захищається ця дисертація.

2. Ксерокопія першої сторінки паспорта здобувача (2 примірники).

3. Особова картка (форма П-2ДС), затверджена наказом Міністерства статистики України від 26.12.95 № 343 (z0484-95), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28.12.95 за № 484/1020, з відомостями станом на час подання документів до спеціалізованої вченої ради, засвідчена підписом керівника кадрової служби та печаткою за основним місцем роботи, з фотокарткою, на якій проставлена печатка цієї установи (2 примірника).

4. Копія диплома магістра (спеціаліста) (2 примірники).

У разі якщо документ про вищу освіту виданий навчальним закладом іноземної держави, то додатково надаються переклад документа українською мовою, засвідчений нотаріально, та копія довідки про визнання іноземного документа про освіту, виданої МОН України (2 примірники).

Копія свідоцтва про зміну прізвища (2 примірники) (у разі зміни здобувачем прізвища).

5. Посвідчення про складання кандидатських іспитів за формою, визначеною Положенням про підготовку науково-педагогічних і наукових кадрів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів від 01.03.99 № 309 (309-99-п).

6. Витяг з наказу про зарахування до аспірантури, засвідчений в установленому порядку, у випадку якщо здобувач наукового ступеня кандидат наук навчався в аспірантурі.

7. Копія диплома про науковий ступінь кандидата наук (2 примірники) (для здобувачів наукового ступеня доктора наук).

У разі якщо документ про науковий ступінь виданий уповноваженим органом іноземної держави, з якою підписана міжнародна угода про взаємо визнання документів про наукові ступені, і легалізований. Якщо інше не передбачено міжнародними угодами та конвенціями, то додатково подають переклад документа українською мовою, нотаріально засвідчений (для іноземців).

8. Висновок про наукову і практичну цінність дисертації, виданий організацією, де виконувалася дисертація або до якою був прикріплений здобувач (2 примірники).

Висновок оформлюється як витяг з протоколу засідання кафедри (міжкафедрального семінару), лабораторії, відділу, підписується завідувачем кафедри (керівником семінару), лабораторії, відділу, як правило, доктором наук, затверджується керівником установи, вищого навчального закладу і скріплюється печаткою. У висновку поряд з іншими аспектами характеристики дисертації та особистості здобувача має бути зазначено, ким і коли була затверджена тема дисертації, визначено конкретний персональний внесок здобувача до всіх наукових праць, опублікованих із співавторами.

Висновок чинний протягом одного року з дня його затвердження до моменту подання дисертації до розгляду у спеціалізовану вчену раду.

9. Відгук наукового керівника (наукового консультанта) з оцінкою здобувача та його роботи у процесі підготовки дисертації, засвідчений печаткою за основним місцем роботи наукового керівника (наукового консультанта).

Оригінали документів, копії яких подаються до спеціалізованої вченої ради відповідно до цього переліку, пред’являються у спеціалізовану вчену раду і після прийняття заяви повертаються здобувачу.

До документів додаються:

– дисертація, оформлена згідно зі встановленими вимогами, у кількості примірників, переплетених і підписаних автором, необхідних для передавання на зберігання до Національної бібліотеки України ім. В.І. Вернадського НАН України, до бібліотеки наукової установи, вищого навчального закладу, де утворено спеціалізовану вчену раду, та для відправки опонентам;

– автореферат дисертації, оформлений згідно зі встановленими вимогами та підписаний автором на обкладинці (2 примірники);

– монографії, авторські свідоцтва (копії), статті (копії), друковані тези, доповіді та інші матеріали наукових конференцій, конгресів, симпозіумів, семінарів, шкіл (копії), перераховані в авторефераті. У випадку подання копій наукових праць на них повинні бути зазначені точні і повні вихідні дані відповідних видань. Копії наукових праць подають на паперовому носії і засвідчують підписом вченого секретаря;

– автореферат захищеної здобувачем кандидатської дисертації (для здобувачів наукового ступеня доктора наук);

– чотири поштові картки з марками із зазначенням місця проживання здобувача (2 картки) та місцезнаходження наукової установи чи вищого навчального закладу, в якому діє спеціалізована вчена рада (2 картки). На зворотному боці поштових карток у верхньому кутку вказується прізвище, ім’я, по батькові здобувача, галузь науки та науковий ступінь, на який він претендує;

– компакт-диск типу CD-R або CD-RW, на якому міститься файл з текстом автореферату. Ім’я файла – aref.doc (2 примірники);

– компакт-диск, на якому містяться файл з текстом дисертації. Ім’я файла – dis.doc (2 примірники).

При оформлені документів іноземця його повне ім’я та прізвище наводяться в тому порядку, в якому вони записані в паспортному документі.